Respuestas de tus formularios de Google directamente a tu email usando FormEmailer

Muchas veces cuando creamos un formulario en Google Docs, no podemos damos cuenta si alguien ha enviado una respuesta, de manera que nos toca revisarlo constantemente. Para superar este inconveniente existen dos formas de hacerlo: con Reglas de notificación ó usando FormEmailer. Usa cualquiera de las dos para los casos que más se ajusten a tus necesidades. A continuación de detallamos cómo hacerlo:

Reglas de notificación

Haz clic en Reglas de notificación

Allí podrás definir qué tipo de notificaciones recibirás en tu correo electrónico:

Define las reglas de notificación

Sin embargo, y aunque lo anterior es muy útil, en nuestro formulario tenemos colaboradores y de esta manera no se puede enviar información a todos ellos, solamente al creador del formulario. Además cuando se envía la notificación a tu correo, te envía el link de la hoja de cálculo y No la información suministrada por el encuestado.

Para ello utilizaremos secuencias de comandos, una que se llama FormEmailer. Esta herramienta permite enviar la información por correo a las personas que quieras de manera automática con el contenido de las respuestas del formulario. 

Sigue estos pasos:

1. Instala FormEmailer

Actualización! (2014) Debido a que las hojas de cálculo fueron actualizadas, ya no es posible acceder a la Galería de secuencias de comandos, por lo cual es necesario instalar FormEmailer de otra forma que te explico a continuación:

a. Descarga la versión más reciente de FormEmailer de esta página
b. Abre el archivo en un procesador de texto, si usas Windows, puedes usar Wordpad o Block de notas pero no se recomienda usar Word.
c. Selecciona todo el código (Ctrl+A) y cópialo (Ctrl+C).
d. Abre la hoja de cálculo donde se almacenan las respuestas.
e. Haz clic en Herramientas >  Editor de secuencias de comandos
f. Una ventana aparecerá donde deberás seleccionar Documento en blanco. Importante: borra el contenido que se muestra en el documento que se abre.

g. Ahora pega (Ctrl+V) el contenido que copiaste en el paso c.
h. Cambia el nombre del archivo por "FormEmailer"
i. Haz clic en Ejecutar > Install.

j. Se abrirá una ventana de autorización > clic en Aceptar

Regresa a la hoja de cálculo y notarás que se ha creado una nueva hoja llamada FormEmaler que no deberás modificar (por ahora). Posteriormente ingresa a la pestaña de tu formulario:

Clic en la pestaña de tu formulario

2. Configura a quién y cómo enviarás la información

Clic en Configuración

Ahora configura y agrega las direcciones de correo a quienes debe enviarse:

Configura las opciones de notificación

Hasta aquí el programa sólo estará en capacidad de enviar la información a los correos de forma manual. Pero, como lo que queremos es que sea automático, entonces sigue este último paso:

3. Configura los envíos al correo de forma automática

Instrucciones para la ejecución automática

Dichas instrucciones se presentan en imágenes a continuación:

En la hoja de calculo, en la pestaña Herramientas selecciona el Editor de secuencia de comandos

Una vez allí dirígete a Recursos en la barra de tareas: 

En la ventana del editor deberás seleccionar la pestaña de Recursos > Activadores de la secuencia de comandos actual

Añade un nuevo activador

Configura el activador tal y como se muestra en la imagen, guarda y cierra el editor

Actualiza la hoja "FormEmailer" y asegúrate de que en la casilla de ejecución automática (Fila 2) aparezca "Si"

Y listo ya no tienes que preocuparte por enviar la información, esta será enviada de forma automática. 

Para más información de esta herramienta te invito a mirar el siguiente video ó ir a la página web de FormEmailer:

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